Das Besuchermanagement ist der Prozess zur Begrüßung von Besuchern auf Ihrem Gelände. Die Anmeldung ist nur ein kleiner Teil des Prozesses. Es gibt auch andere Elemente zu berücksichtigen, wie die Sicherheit und der Schutz der Besucher, das Evakuationsmanagement, die Benachrichtigung der Mitarbeiter, dass ein Besucher angekommen ist, um sie zu sehen, und die Gewährleistung, dass der Besucher bereit ist, sich an die Geheimhaltungsvereinbarungen zu halten, die einzigartig für Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung sind.
Während ein Besuchermanagementsystem alle Bereiche der Begrüßung von Besuchern an Ihrem Arbeitsplatz abdeckt, erleichtern viele Besuchermanagementsysteme auch die kontaktlose Anmeldung, die An- und Abmeldung von Mitarbeitern und das intelligente Arbeitsplatzmanagement. Diese Funktionen bieten einen fortschrittlichen Ansatz für das Personalmanagement am Arbeitsplatz, insbesondere bei der Einführung eines hybriden Arbeitsplatzmodells, bei dem Sie wissen müssen, wer vor Ort arbeitet, wer remote arbeitet und einfachen Zugriff auf alle Aufzeichnungen für schnelles Kontakttracing haben.
Was ist Besuchermanagement??
Während das Besuchermanagement in der Vergangenheit überwiegend manuell behandelt wurde - einschließlich eines Papier-Besucherbuchs und der Notwendigkeit, dass der Empfangsmitarbeiter den Mitarbeiter persönlich darüber informiert, dass ein Gast angekommen ist - ist es jetzt einfach, all diese Teile des Prozesses an einem Ort zu verwalten. Und es heißt Besuchermanagement-System.
Auch als Besuchermanagement-Lösung oder Besuchermanagement-Software bezeichnet, müssen Sie lediglich eine App herunterladen und in ein iPad oder Android-Tablet installieren, das Sie an Ihrer Rezeption aufbewahren. Intelligent, einfach und professionell.
In diesem Blog-Beitrag geben wir eine Einführung in das Besuchermanagement und die Ergebnisse, die Sie erwarten können, indem Sie Ihre Anmeldeprozesse von einem papierbasierten System auf eine digitale Lösung umstellen.
Es gibt eine Vielzahl von Vorteilen, die Sie erwarten können, wenn Sie ein intelligentes Besuchermanagementsystem anstelle eines Papier-Gästebuchs implementieren. Es bietet nicht nur einen modernen und professionellen Look für Ihr Unternehmen, sondern Sie können das Personal schnell per E-Mail oder SMS-Textnachricht benachrichtigen, wenn ein Besucher für sie angekommen ist, Gesundheits- und Sicherheitsverfahren für Ihr Personal und Besucher gleichermaßen verwalten, sicherstellen, dass alle Daten privat bleiben und Anpassungseinstellungen genießen, um Ihre Markenpräsenz von Anfang an zu präsentieren. Und das Beste daran? All diese vorteilhaften Funktionen sind in einer App auf einem schicken iPad oder Tablet gehostet (in der Regel separat oder in einem Bundle-Paket mit Ihrer Besuchermanagement-Software gekauft).
Die Besuchererfahrung ist wichtig; es ist entscheidend, einen guten ersten Eindruck bei Kunden, potenziellen Kunden und Besuchern zu hinterlassen. Ihre Empfangsbereich ist der erste Eingangsbereich, daher ist es sinnvoll, alle verfügbaren Tools zu nutzen, um einen warmen und einladenden Raum in Ihrem Empfangsbereich zu schaffen. Die digitale Anmeldung mit einem Besuchermanagementsystem kann dabei helfen. Während Sie Ihre Markenpräsenz und Ihr Design kommunizieren, können Sie Ihren Besuchern auch zeigen, dass Sie sich wirklich um ihre Sicherheit und Privatsphäre mit einem datenschutzkonformen System kümmern. Lassen Sie die Gäste von Anfang an beeindruckt zurück, wenn sie in Ihre Welt eintauchen.
Lasst uns das Thema Sicherheit erweitern. Laut der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) "waren von den 5.147 tödlichen Arbeitsunfällen, die sich 2017 in den Vereinigten Staaten ereigneten, 458 Fälle absichtlicher Verletzungen durch eine andere Person". Die Lobby oder der Empfang dient als erste Verteidigungslinie für die Standortsicherheit und alle Funktionen einer Besuchermanagement-Software können dazu beitragen, zu identifizieren, wann unerwünschte Situationen auftreten könnten, einschließlich sofortiger Benachrichtigungen, der Möglichkeit, mehrere Eingangs- und Ausgangspunkte zu überwachen, digitale Vereinbarungskonformität, Evakuierungsmanagement und ID-Badge-Druck.
Dann gibt es das Thema Datenschutz, CT-PAT und DSGVO. Unabhängig davon, in welchem Land Ihr Unternehmen tätig ist, müssen Sie höchstwahrscheinlich einigen ernsthaften Datenschutzgesetzen entsprechen. Ein Besuchermanagement-System wird Ihnen helfen, diese Datenschutzgesetze einzuhalten, so dass Ihr Unternehmen kein Risiko von Anschuldigungen oder Klagen im Zusammenhang mit dem Missbrauch von Besucherdaten hat. Es ist wichtig zu verstehen, welche Compliance-Anforderungen Ihr Unternehmen hat, um zu bestimmen, ob ein VMS sie unterstützen kann.
95% der Organisationen sind sich einig, dass ein digitaler Arbeitsplatz wichtig ist, und die gute Nachricht ist, dass die Transformation hier mit einem Mitarbeiter-Ein- und Ausstiegsboard beginnt. Ein Besuchermanagement-System hilft nicht nur dabei, Ihr Geschäft in eine intelligenteres, effizienteres Zukunft zu führen, indem es Ihr Geschäftswillkommen neu erfindet, sondern es hat auch unschätzbare Vorteile im Bereich Mitarbeitermanagement. Fordern Sie Mitarbeiter auf, einzuchecken und auszuchecken, genießen Sie volle Transparenz und Sichtbarkeit und stärken Sie eine positive Mitarbeitererfahrung durch das Mitarbeiter-Ein- und Ausstiegsboard. Oder noch besser, indem Sie Mitarbeiter mit einer Mitarbeiter-Anmeldungs-App ausstatten.
Die Auswahl des richtigen Besuchermanagement-Systems für Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung kann entmutigend sein. Hier sind jedoch die wesentlichen Punkte:
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Blog-Beitrag hilfreich war. Wenn Sie mehr über das Thema Besuchermanagement erfahren möchten, laden Sie unseren kostenlosen, praktischen Leitfaden herunter: Einchecken, Auschecken: SwipedOn's umfassender Leitfaden für das Besuchermanagement.